Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать
Содержание:
- Что такое онлайн-касса
- Как работает онлайн-касса
- Кому нужна онлайн-касса
- Какими бывают онлайн-кассы
- Сколько стоят онлайн-кассы
- Как выбрать онлайн-кассу
- Что нужно купить, кроме кассы
- Штрафы за неприменение онлайн-кассы
- Как начать работать на онлайн-кассе
- Популярные модели онлайн-касс
- Сокращение бумажной работы и налоговых проверок:
- Отслеживание продаж и контроль сотрудников:
- Клиент приобретает товар или услугу и производит оплату наличными, картой или через Интернет.
- Оператор кассы вводит в систему необходимую информацию: сканирует штрих-код или вводит вручную такие данные, как наименование товара, количество, цена и сумма оплаты. Информация о продавце уже хранится в онлайн-кассе с момента регистрации.
- Касса формирует фискальный чек, а информация о транзакции отправляется на фискальный накопитель, который проверяет ее подлинность. Затем для покупателя печатается заверенный чек.
- Данные кассового аппарата передаются оператору фискальных данных, который подтверждает получение чека.
- ОФД обрабатывает данные о продажах и передает их в налоговую инспекцию.
- Покупатель получает электронную версию чека. Это может быть необязательным, если он уже получил бумажный чек, или обязательным при оплате через Интернет, когда бумажный чек не выдается.
- Совместимость: Убедитесь, что система онлайн-касс совместима с вашими бизнес-операциями и требованиями. Она должна поддерживать необходимые характеристики и функциональные возможности, соответствующие специфике вашей отрасли или вида деятельности.
- Удобный интерфейс: Ищите онлайн-кассу, которая предлагает удобный интерфейс как для кассиров, так и для администраторов. Система должна быть интуитивно понятной и простой в навигации, что позволит сотрудникам быстро освоить ее и эффективно работать с ней.
- Надежность: Выбирайте поставщика онлайн-касс с хорошей репутацией, известного своей надежностью и стабильностью. Очень важно, чтобы система работала стабильно, без частых простоев и технических сбоев, так как это может нарушить работу вашего предприятия.
- Соответствие требованиям: Убедитесь, что онлайн-касса соответствует местным налоговым нормам и требованиям. Она должна соответствовать стандартам, установленным налоговыми органами, и обеспечивать надежное шифрование и передачу данных для сохранения конфиденциальности.
- Интеграционные возможности: Рассмотрите возможность интеграции онлайн-кассы с другими используемыми бизнес-системами и программным обеспечением, такими как системы управления запасами, бухгалтерского учета или управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Бесшовная интеграция позволяет оптимизировать общие бизнес-процессы и повысить эффективность.
- Поддержка и обновления: Выбирайте поставщика онлайн-касс, который обеспечивает надежную поддержку клиентов и регулярное обновление программного обеспечения. Это гарантирует, что вы сможете получить помощь в любой момент, когда это необходимо, и что система будет соответствовать новейшим возможностям и стандартам соответствия.
- Поможем с выбором онлайн-кассы
- Предоставим фискальный накопитель и ключ ОФД
- Произведем регистрацию и настройку кассы
- Проведем обучение персонала
- Самозанятые.
- Предприниматели, занимающиеся присмотром за детьми, садоводством, ремонтом обуви и другими услугами, перечисленными в п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
- Индивидуальные предприниматели, работающие по патенту, например, экскурсоводы и арендодатели. Полный перечень приведен в пункте 2.1 статьи 2 54-ФЗ. Однако данные исключения применимы только в том случае, если предприниматели предоставляют покупателям документ, подтверждающий совершение сделки, который может быть составлен любым удобным способом, например, заполнен от руки.
- Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие сделки в труднодоступных районах. Перечень таких районов определяется региональным правительством и, как правило, включает малонаселенные регионы, не имеющие общественного транспорта и связи. В этом случае такие предприниматели обязаны по требованию покупателя предоставить документ, подтверждающий совершение сделки. Необходимая информация для такого документа описана в пунктах 4-12 части 1 статьи 4.7 54-ФЗ.
- Кроме того, юридические лица и индивидуальные предприниматели не обязаны применять контрольно-кассовую технику при совершении сделок с другими юридическими лицами и предпринимателями, но только в том случае, если оплата производится в электронном виде и не используется физическая карта.
- Будет ли касса стационарной или требует частой мобильности? От этого зависит, нужна ли вам модель с возможностью подключения к сети или без нее, надежная стационарная касса или легкая мобильная. Разные модели подходят, например, кассиру супермаркета и доставщику пиццы.
- Часто ли вы добавляете новые номенклатурные позиции? Если да, то вам подойдет смарт-терминал, не требующий подключения к ПК.
- Работаете ли вы с маркированными товарами? Некоторым производителям для этого требуется дополнительная функционал.
- Нужен ли вам учет товаров? Если у вас большой ассортимент, выбирайте кассовые аппараты, которые легко интегрируются с товароучетными программами.
- Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, принимающих исключительно онлайн-платежи, может быть достаточно кассового аппарата, генерирующего онлайн-чеки без печати.
- Нужно ли подключать дополнительное оборудование, например, сканер штрих-кодов, терминал для приема карт или электронные весы?
- Требуется ли интеграция с интернет-магазином или учетной системой? Некоторые модели кассовых аппаратов предлагают быструю интеграцию, другие могут вообще ее не поддерживать такую возможность.
- Как работает техническая поддержка? Если ваш есть магазин работает 24/7, обратите внимание на наличие круглосуточной поддержки.
- Фискальный накопитель (ФН): В этом чипе хранится вся информация о расчетах. Работа с онлайн-кассой требует наличия ФД. Срок действия (15 или 36 месяцев) выбирайте исходя из системы налогообложения и требований бизнеса.
- Оператор фискальных данных (ОФД): К ОФД подключаются все кассы, кроме установленных в удаленных районах или на некоторых специфических объектах. ОФД предоставляет личный кабинет, в котором хранятся данные о кассовых аппаратах и чеках, что позволяет контролировать продажи и управлять заменой кассовых аппаратов.
- Товароучетная программа: Автоматизация управления каталогами для соблюдения законодательных требований по печати наименований товаров на чеках. Это позволяет контролировать остатки, своевременно заказывать расходные материалы и оптимизировать учетные процессы.
- Сканер штрих-кодов, для оперативного сканирования товара и ускорения расчета с покупателями.
- Для должностного лица или индивидуального предпринимателя: от 25% до 50% от суммы расчета, минимум 10 000 руб.
- На юридическое лицо: от 25% до 100% от суммы расчета, минимум 30 000 рублей.
- Повторные нарушения влекут за собой еще более серьезные последствия. Если общая сумма операций в обход онлайн-кассы превысит 1 млн. рублей, то индивидуальному предпринимателю или юридическому лицу грозит приостановление деятельности на 90 дней, а должностному лицу - дисквалификация на 1-2 года.
- Ошибки при расчетах через онлайн-кассу также считаются нарушениями. К ним относятся неправильное указание расчетных знаков или реквизитов, а также использование незарегистрированного кассового аппарата. Штраф для индивидуального предпринимателя или должностного лица составляет от 1,5 до 3 тыс. рублей, для юридического лица - от 5 до 10 тыс. рублей.
- Невыдача чека покупателю влечет за собой штраф в размере 2 тыс. руб. для должностного лица и 10 тыс. руб. для организации.
- Приобрести кассовый аппарат.
- Приобрести фискальный накопитель.
- Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) .
- Зарегистрировать кассу в Федеральной налоговой службе. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой службы. Заполнить заявление на регистрацию в разделе "Кассовые аппараты" и подписать его с помощью квалифицированной электронной подписи, интегрированной с личным кабинетом. После обработки заявления налоговая инспекция присвоит вам регистрационный номер кассового аппарата.
- Настройте и активируйте кассовый аппарат. Следуя инструкции, прилагаемой к кассе, введите в аппарат регистрационный номер, полученный из налоговой инспекции. Затем сформируйте отчет о регистрации.
- Завершите регистрацию на сайте Федеральной налоговой службы. В личном кабинете нажмите кнопку "Завершить регистрацию" и введите фискальный признак из отчета, сформированного на предыдущем шаге. В результате вы получите карточку онлайн-кассы, которая будет выдана ФНС в течение нескольких дней. Получив ее, вы можете смело приступать к эксплуатации онлайн-кассы.
Онлайн-кассы давно вошли в жизнь организаций и индивидуальных предпринимателей. Приобретение онлайн-кассы стало важным условием не только для соблюдения законодательства, но и для автоматизации процесса расчета с покупателями. В этой статье разбираем все аспекты, связанные с онлайн-кассами.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-кассы отличаются от обычных кассовых аппаратов тем, что не только печатают чеки и хранят данные в специальном блоке памяти, но и шифруют и передают эту информацию оператору фискальных данных (ОФД). Затем ОФД в режиме реального времени направляет эти данные в налоговые органы.
Преимущества онлайн-касс
Благодаря прямой передаче данных чека онлайн-кассы облегчают налоговым органам точный контроль налоговых платежей, исключая риск фальсификации.
Онлайн-кассы позволяют предприятиям отслеживать продажи и лучше контролировать сотрудников. Подключить новую кассу проще, чем традиционную, - можно подать онлайн-заявку через личный кабинет на сайте nalog.gov.ru, без необходимости посещения налоговой инспекции.
Как работает онлайн-касса
Чтобы понять принцип работы онлайн-кассы, давайте рассмотрим пошаговый процесс продажи и выдачи чека:
Онлайн-кассы автоматически формируют чеки после каждой операции с использованием фискального накопителя. Эти чеки отправляются покупателям и в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД). Предпринимателям необходимо заключить договор с ОФД.
Если у предприятия есть бесперебойный доступ в Интернет, то чеки отправляются мгновенно. Таким образом, налоговые органы больше не требуют регулярных физических проверок, если нет задержки в их передаче. Кроме того, предприниматели освобождаются от необходимости отдельно отчитываться по кассовым операциям, поскольку информация в режиме реального времени уже поступает в ФНС. В случае проблем с подключением к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передает накопленные данные после восстановления доступа в Интернет. Многие модели касс выполняют этот процесс автоматически.
При выборе онлайн-кассы необходимо учитывать такие факторы, как совместимость с потребностями вашего бизнеса, удобство интерфейса, надежность и соответствие местным нормативным требованиям.
Кроме того, при выборе онлайн-кассы важно учитывать следующие факторы:
Тщательно оценив эти факторы, вы сможете выбрать онлайн-кассу, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса и обеспечивает бесперебойное и безопасное проведение операций, соблюдая при этом налоговое законодательство.
Онлайн-кассы в наличии
Кому нужна онлайн-касса
Одним словом, все продавцы и поставщики услуг, не освобожденные от ответственности в соответствии со статьей 2 Закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники", обязаны использовать онлайн-кассу. Исключения составляют:
Если вы не относитесь ни к одной из освобожденных категорий, то вам необходимо определиться с выбором кассового аппарата, подходящего именно для вашего вида деятельности.
Какими бывают онлайн-кассы
Онлайн-кассы различаются по размеру, функциональности и цене. На сайте Федеральной налоговой службы представлен реестр кассовых аппаратов, отвечающих требованиям законодательства. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы необходимо убедиться, что она включена в этот реестр, чтобы избежать запросов со стороны налоговых органов. Реестр регулярно обновляется и в настоящее время содержит около двухсот моделей оборудования.
Онлайн-кассы можно разделить на следующие категории:
Автономные кассы
Не требуют подключения к компьютеру, работают от аккумуляторов, имеют встроенный модем. Они мобильны и не зависят от сетей Wi-Fi или SIM-карт. Автономные кассы удобны для продаж в удаленных районах или на микропредприятиях с фиксированным ассортиментом и небольшим потоком покупателей. Однако они не могут быть перенастроены или дополнены новыми функциями.
Фискальные регистраторы
Эти кассовые аппараты подключаются к любому устройству - телефону, планшету или ноутбуку, на котором установлено необходимое программное обеспечение. Они могут печатать бумажные чеки, формировать электронные чеки и передавать данные в налоговую инспекцию. Фискальные регистраторы требуют наличия электричества и внешнего доступа в Интернет, так как не имеют собственных модемов.
Смарт-терминалы
Эти кассовые аппараты совмещают в себе функции компьютера, управляющей программы и фискального накопителя. Они не нуждаются в подключении к внешним устройствам и позволяют автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. Смарт-терминалы могут быть интегрированы с бухгалтерскими программами, что позволяет предприятиям отслеживать остатки товарно-материальных ценностей и контролировать работу сотрудников.
При выборе онлайн-кассы учитывайте специфические требования вашего бизнеса и выбирайте подходящий вариант из имеющихся категорий.
Сколько стоят онлайн-кассы
Одним из основных недостатков онлайн-касс является их стоимость. Расходы, связанные с установкой нового оборудования, выходят за рамки первоначальной стоимости покупки. Необходимы регулярные платежи оператору фискальных данных за обработку и передачу данных в налоговую инспекцию, а также инвестиции в бесперебойный доступ в Интернет, поскольку кассовый аппарат зависит от него при отправке чеков.
Автономные кассовые аппараты являются наиболее доступным вариантом. Фискальные регистраторы стоят дороже, а смарт-терминалы, как правило, самые дорогие, причем их цена зависит от характеристик и функциональных возможностей. Однако при выборе онлайн-кассы цена не должна быть единственным фактором. Важно учитывать специфику бизнеса. Кассовый аппарат должен соответствовать объему проходимости клиентов, отвечать требованиям законодательства и не содержать ненужных функций, не имеющих отношения к вашей деятельности.
Как выбрать онлайн-кассу
Чтобы правильно выбрать онлайн-кассу, необходимо ответить на следующие вопросы, касающиеся специфики бизнеса:
Что нужно купить, кроме кассы
Штрафы за неприменение онлайн-кассы
Несоблюдение законодательного требования о применении онлайн-касс влечет за собой штрафные санкции, предусмотренные статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.
За каждую операцию, не проведенную через кассовый аппарат, налагаются следующие штрафы:
Обезопасьте себя от штрафов
Наши специалисты помогут с выбором, регистрацией и настройкой онлайн-кассы. Просто свяжитесь с нами любым удобным способом
Как начать работать на онлайн-кассе
Для начала работы с онлайн-кассой необходимо выполнить следующие действия:
Соблюдение всех этих шагов и требований позволит избежать штрафов и беспрепятственно проводить операции через онлайн-кассу.