Онлайн-касса для магазина в 2022 году

Для обслуживания физических лиц должна использоваться онлайн-касса. Основная её задача – передача в налоговую информации о реализации.

Кассу необходимо подключить к ОФД (оператор фискальных данных) – к посреднику между ФНС и магазином. Так же, необходимо зарегистрировать ККТ в налоговой.

Как купить в свой магазин онлайн-кассу на выгодных условиях

Перед покупкой оборудования необходимо внимательно изучить все тонкости законодательства и характеристики различных устройств. Эти знания помогут сделать правильный выбор, сэкономив время и деньги. Регистрация кассы и ее последующая настройка предусматривают несколько этапов.

При самостоятельном выборе и настройки ККТ, предприниматели часто сталкиваются с такими проблемами как:

• Ошибки в подключении фискального накопителя; 
• Некорректное выполнение регистрации ККТ;
• Выбор не подходящей под формат магазина кассы.

Перед покупкой онлайн-кассы, настоятельно рекомендуем обратится в компанию, выступающую партнером производителей кассового оборудования. Наши специалисты подберут модель, подходящую под требования магазина, произведут настройку и регистрацию в ФНС, а также подберут выгодный тариф по техническому обслуживанию ККТ.

Какая модель онлайн-кассы подойдет для магазина

Владельцам магазинов доступны разные модели касс на выбор. Именно поэтому предпринимателю необходимо разбираться в особенностях данного оборудования. Существуют следующие варианты касс:

• Онлайн-касса, предусматривающая подключение эквайринга – считается базовым вариантом, который работает от сети и требует для оплаты картами интеграцию с терминалом.
• Смарт-терминалы с эквайрингом – более продвинутое устройство, которое напоминает смартфон. Онлайн-касса способна принимать оплату по банковской карте без подключения дополнительного оборудования. Этот вариант чаще всего работает в автономном режиме (без подключения к электричеству). 
• Фискальный регистратор – оборудование работает от сети и привязано к определенному месту. Данный вид онлайн-кассы обязательно нужно подключать к ПК, планшету или смартфону со специализированным программным обеспечением.

Выбирая оборудование, важно учитывать, не его стоимость, а функционал. Для магазина малого и среднего формата лучше всего подойдут смарт-терминалы.

Отдельного внимания заслуживают облачные кассы. Для товаров, продаваемых через сеть интернет, предусмотрены чеки в электронном виде. Владельцу торговой точки достаточно оплатить доступ к облачному сервису, а также его настройку. Он позволяет предпринимателю воспользоваться такими плюсами:

Данный способ позволяет в круглосуточном режиме осуществлять продажи и быстро получать деньги за товары.

Дополнительное кассовое оборудование для магазина

На этапе выбора важна консультация поставщика контрольно-кассового оборудования. Обязательно стоит уточнить возможности выбранной модели: работу с маркировкой, ЕГАИС, QR-кодами, а также системой быстрых платежей (СБП). Учитывая потребности бизнеса, предприниматель может укомплектовать кассу следующим оборудованием:

• Фискальный накопитель;
• Сканер штрих-кодов; 
• Принтером этикеток;
• Терминал эквайринга; 
• Денежный ящик; 
• Торговые весы.

Чтобы грамотно подобрать необходимое оборудование, владельцу магазина необходимо озвучить следующие параметры своей деятельности:

• Сферу торговли и количество клиентов – от этого зависит подходящая модель оборудования и его возможности;
• Место расположения – к примеру, в некоторых отдаленных местах ККТ не требуется;
• Есть ли продажа на точке алкоголя и других товаров с маркировкой;
• Будущие планы по расширению – все новые объекты торговли оборудуются отдельными кассовыми устройствами.

Благодаря детальному взаимодействию и открытому диалогу можно будет подобрать наиболее выгодное кассовое оборудование.

Каким магазинам не требуется онлайн-касса

В законе предусмотрен перечень лиц, которые имеют возможность не использовать онлайн-кассу. От такой необходимости избавлены самозанятые лица, а также некоторые представители сферы услуг. Есть некоторые исключения и для магазинов, которые попадают под следующие условия:

• Продажа ведется в труднодоступных или отдаленных местностях;
• Торговля осуществляется религиозной литературой и товарами;
• Находятся в населенном пункте, где нет связи;
• Расчеты производятся между ИП и организациями с помощью банковских карт или платежных поручений (без использования карт или наличных).

Таких торговых точек очень много – остальные должны соблюдать требования действующего законодательства и обязательно использовать онлайн-кассы.

Как зарегистрировать онлайн-кассу для магазина

Самым простым и эффективным вариантом считается заказ оборудования «под ключ». В таком случае владелец магазина получает:

1. Подачу заявки на установку, согласование встречи с сотрудниками компании-производителя. 
2. Получение ЭЦП. 
3. Доставку оборудования, его настройку и обучение сотрудников торговой точки.

В большинстве случаев именно так выглядит установка оборудования. Полная установка онлайн-касс предусматривает следующие этапы:

1. Покупку фискального накопителя, онлайн-кассы и сопутствующего оборудования. 
2. Выбор ОФД – оператора фискальных данных. 
3. Получение ЭЦП (при его отсутствии).
4. Регистрацию контрольно-кассового устройства в налоговой – путем личного визита или в удаленном режиме с использованием цифровой подписи. 
5. После завершения регистрации требуется внесение соответствующих данных о ККТ в кабинете ОФД. 
6. Настройку программного обеспечения, а также установку дополнительных приложений. 
7. Тестирование путем печати первого чека с целью проверки связи с ФНС и ОФД. 
8. После завершения процесса ввод оборудования в эксплуатацию.

Для настройки оборудования требуются определенные навыки и знания. Именно поэтому намного проще обратиться за помощью в специализированную компанию. Ее специалисты предлагают установку «под ключ» в кратчайшие сроки и без ошибок.

Настройка онлайн-кассы для интернет-магазина

Отличным вариантом считается облачная касса, поскольку в таком случае физически ККТ располагается в компании, которая занимается его обслуживанием. Весь процесс выглядит следующим образом:

1. Выбирается поставщик облачных услуг. 
2. После получения ЭЦП проводится регистрация в ФНС и ОФД. 
3. Устанавливается для интеграции цифровой модуль в интернет-магазин. 
4. Настраиваются облачные сервисы. 
5. Завершается регистрация, предоставляется регистрационный отчет для ФНС. 
6. После подключения устройства на официальном сайте ОФД начинается работа.

Удачно пройти все этапы самостоятельно очень сложно. Именно поэтому важно обратиться к опытным специалистам.

Отмена проверок онлайн-касс

Начиная с марта 2022 года, сотрудники налоговой службы ослабили контроль за ведением бизнеса. В результате для владельцев магазинов появились следующие преимущества:

• отменены любые плановые проверки, в том числе и связанные с работой контрольно-кассового оборудования; 
• инспекторы ведут информационную и разъяснительную работу, позволяющую не допустить нарушений; 
• контроль за деятельностью торговых точек ведется дистанционно, а после первого нарушения последует предупреждение, вместо наказания; 
• сотрудники ФНС предоставляют консультации предпринимателям по указанным вопросам; 
• налоговикам разрешено проводить профилактические визиты, от которых владельцы бизнеса вправе отказаться. Штрафы во время таких визитов не выписываются.

Данное нововведение имеет и отрицательные стороны:

• Внеплановые проверки проводятся без предупреждения. 
• Инспекторы имеют право проводить контрольные закупки, используя средства фиксации нарушений.

Контроль налоговиков действительно ослабнет. При этом важно понимать, что большинство внеплановых проверок проводится после жалоб потребителей. Наличие развитых цифровых сервисов позволяет сотрудникам налоговой службы отслеживать большинство параметров. Поэтому важно соблюдать действующее законодательство – при таком условии можно будет безопасно использовать онлайн-кассу и не допустить дополнительных расходов.

Штрафы для магазинов

Если в результате внеплановой проверки были выявлены нарушения при использовании контрольно-кассового оборудования, владельца торговой точки в качестве наказания ждет:

• предупреждение — требуется устранить нарушения в течение указанного срока;
• штраф — юридическое лицо или ИП должны выплатить от 1 500 до нескольких миллионов рублей;
• приостановка деятельности – данная административная мера может действовать до 90 дней.

Вид санкции определяется объемом, частотой нарушений и последствиями, которые связаны с нарушением. Именно поэтому важно проводить проверки ККТ на регулярной основе, поручив их опытным специалистам. В таком случае можно избежать штрафов от ФНС.

Плюсы и минусы онлайн-касс

Современное оборудование, предназначенное для кассового учета, имеет следующие преимущества:

• одобрено со стороны налоговой и есть в официальном реестре; 
• его можно приобрести, взять в рассрочку или арендовать; 
• бизнесу доступны удобные схемы оплаты, позволяющие увеличить прибыль; 
• покупателям предоставляется бумажный или электронный чек; 
• компании предлагают настроить кассу «под ключ» и доставить ее в удобное время; 
• быстрая интеграция с другими сервисами обеспечивает готовую отчетность и другие преимущества.

Предпринимателю доступна модель, которой можно пользоваться сразу после регистрации. Главное – учитывать следующие отрицательные моменты:

• стоимость оборудования достаточно высокая – однако есть возможность сэкономить, не причинив ущерб собственному бизнесу; 
• все нарушения строго фиксируются, после чего на предпринимателя накладываются денежные штрафы;
• далеко не каждому под силу настроить современное ККТ самостоятельно;
• необходимо изучить техническую и законодательную информацию, чтобы самому следить за соблюдением кассовой дисциплины.

Часто задаваемые вопросы по онлайн-кассам для магазинов

Какую онлайн-кассу использовать в обычном торговом учреждении?

Для магазина лучше всего подойдет смарт-терминалы с эквайрингом. Такое оборудование предусматривает наличие встроенного терминала для приема карт, основных приложений и принтера для чеков. С помощью гаджета удобно передвигаться по магазину либо вести торговлю на выезде.

Если у меня несколько торговых точек, почему я не могу установить на два магазина одну кассу?

Согласно действующему законодательству, контрольно-кассовое оборудование необходимо устанавливать в каждой торговой точке, где проходят денежные расчеты. Данное требование норм закона считается обязательным для исполнения.

Какие санкции ждут владельца при отсутствии кассы?

Возможные санкции указаны в статье 14.5 КоАП РФ. Все магазины обязаны иметь ККТ и использовать исправное оборудование при финансовых расчетах. Чаще всего бизнесменов ждут штрафы, однако в некоторых случаях допускается и приостановка деятельности.

Как работать с онлайн-кассой?

Оборудование поставляется на торговую точку с подробной инструкцией и напоминает по своему внешнему виду смартфон. Освоить такой гаджет очень просто, однако сотрудников магазина необходимо обучить. Компании, занимающиеся подключением и настройкой ККТ, проводят короткие курсы.

Чтобы получить удаленную оплату, обязательно использовать онлайн-кассу?

Любая покупка через сеть интернет обязательно подкрепляется электронным чеком. В таком случае бумажная версия документа не нужна. Данный механизм проще всего реализовать, взяв в аренду облачный кассовый аппарат.

Что означает ЭЦП?

Электронная цифровая подпись используется для подтверждения действий владельца магазина. Также она необходима во время регистрации ККТ.

Как можно подключиться к СБП?

Требуется установка современной онлайн-кассы и специальных приложений. Кассир магазина создает чек, формирующийся в форме QR-кода на экране устройства. Покупателю необходимо отсканировать код, после чего деньги за покупку будут списаны с его счета. Данный способ оплаты считается самым удобным, поскольку позволяет сэкономить средства на оплате транзакционной комиссии.

Как необходимо работать с маркировкой?

Некоторые товары предусматривают обязательную маркировку. Устаревшее кассовое оборудование не поддерживает технологию, поэтому подлежит замене. Несмотря на то что программное обеспечение усложнено, новые модели поддерживают корректную работу с маркировкой. Однако перед установкой желательно уточнить у поставщика услуг этот момент.

Заключение

Владелец магазина оказывается в выигрышном положении – для легальной работы ему достаточно соответствовать требованиям 54-ФЗ. Все оборудование настраивается опытными специалистами, после чего можно приступать к продажам.